Оцифрування трудової книжки після 10 червня: як це зробити за кордоном та що для цього потрібно?

Основним документом для підтвердження трудового стажу до 1 січня 2004 року є трудова книжка.

Водночас до електронної трудової книжки потрібно додати й інші документи, які можуть підтвердити страховий стаж:

• документи про здобуття освіти за денною формою навчання та додатки до них;
• військовий квиток (усі сторінки з відмітками про призов, проходження служби та звільнення);
• свідоцтва про народження дітей (для жінок);
• документи про зміну прізвища, якщо в різних документах зазначені різні прізвища;
• довідки про пільговий стаж та інші документи, що підтверджують окремі періоди трудової діяльності.

Чим більше підтвердних документів буде завантажено до електронного реєстру, тим простіше підтвердити стаж під час оформлення пенсії.

Що таке КЕП і як його отримати?

Електронний підпис — це електронні дані, які гарантують цілісність документа та підтверджують особу підписувача. Простими словами, це цифровий аналог вашого власноручного підпису. Оформлення підпису є безплатним.

Що можна робити з е-підписом?

• підписувати електронні документи;
• користуватися державними онлайн-послугами;
• реєструватися на порталах;
• вести офіційне листування.

Документи з електронним підписом мають таку саму юридичну силу, як і паперові з власноручним підписом.

Як отримати електронний підпис?

• Кваліфікований електронний підпис (КЕП) можна оформити залежно від банку: у відділенні банку, у застосунку або онлайн на сайті. Рекомендується зберігати ключ на окремому носії, наприклад на флешці.
• Дія.Підпис можна оформити в застосунку «Дія», підтвердивши особу за допомогою біометричного паспорта та фото.
• Також його можна отримати в Міністерстві внутрішніх справ та Державній податковій службі.

Що робити, якщо трудову книжку втрачено?

Якщо трудову книжку втрачено, це не означає автоматичну втрату трудового стажу, зазначають у ПФУ. Для підтвердження періодів роботи, набутих до 2004 року, під час оформлення пенсії можна подати інші документи.

Зокрема, підтвердити стаж допоможуть:

• довідки або виписки з підприємств, установ чи організацій, зокрема сформовані на підставі даних інформаційних систем;
• особові рахунки та відомості про нарахування й виплату заробітної плати;
• письмові трудові договори, угоди та інші документи з відмітками про їх виконання;
• посвідчення, характеристики та інші документи, які містять інформацію про періоди роботи;
• членські квитки профспілок із відмітками про сплату внесків за відповідний період.

У складних випадках для підтвердження стажу також можуть знадобитися архівні документи або рішення суду.

Чи потрібно зберігати паперову трудову книжку після оцифрування?

Навіть після оцифрування Пенсійний фонд радить не викидати паперову трудову книжку та зберігати її серед важливих документів.

Хоча електронна трудова книжка поступово стає основним джерелом інформації про трудову діяльність, паперовий документ може знадобитися у разі виникнення спірних ситуацій, неточностей у реєстрі або потреби додатково підтвердити окремі періоди стажу.

Особливо актуально це для людей, які мають записи про роботу до 2004 року або ще не внесли до електронного реєстру всі документи, що підтверджують страховий стаж.

Таким чином, після оцифрування паперова трудова книжка фактично виконуватиме роль резервного документа, який може знадобитися для призначення чи перерахунку пенсії, а також для отримання окремих соціальних виплат.

Для чого потрібно оцифрувати трудову книжку та що буде, якщо цього не зробити?

В електронному реєстрі Пенсійного фонду України немає відомостей про трудову діяльність до 1 січня 2004 року. Саме тому держава запровадила п’ятирічний перехідний період, з 10 червня 2021 року до 10 червня 2026 року, для перенесення цих даних з паперових трудових книжок до електронної системи.

Після завершення перехідного періоду паперова трудова книжка перестає бути основним документом для обліку трудової діяльності. Надалі пріоритет матимуть дані, що містяться в електронному реєстрі.

Водночас тим, хто не встиг оцифрувати трудову книжку до 10 червня 2026 року, хвилюватися не варто. Ні трудовий, ні страховий стаж через це не зникають. Однак під час оформлення пенсії людині доведеться самостійно подавати до Пенсійного фонду оригінал паперової трудової книжки для підтвердження періодів роботи до 2004 року.

Найбільший ризик пов’язаний із можливою втратою або пошкодженням документа. Якщо паперова трудова книжка буде втрачена, а дані не внесені до електронного реєстру, підтверджувати стаж доведеться через архівні довідки, а в окремих випадках навіть через суд.

У Пенсійному фонді наголошують, що жодних штрафів чи іншої відповідальності за неоцифровану трудову книжку не передбачено. Водночас оцифрування насамперед відповідає інтересам самої людини, адже дає змогу спростити процедуру призначення пенсії та уникнути можливих проблем із підтвердженням стажу в майбутньому.

Куди можна звернутися по допомогу в Чехії?

Український консультаційно-громадський центр у Празі допомагає з оцифрування трудового стажу онлайн, а також із цифровими сервісами України («Дія», Дія.Підпис, електронні підписи).

Контакти:

• Адреса: Rokycanova 707/29, Žižkov, Прага 3
• Номер телефону: +420 722 032 678
• Електронна адреса: CC-Prague@icmpd.org
• Графік роботи: Пн–Пт, 09:00–17:00 (крім державних свят)

Матеріал підготовлено громадською організацією ProUA z. s. в рамках «Програми підтримки діяльності національних меншин та інтеграції іноземців на території столиці у 2026 році». Проєкт реалізується за фінансової підтримки міста Прага.

Читайте також:

Чи можуть українські чоловіки втратити тимчасовий захист у ЄС після березня 2027 року? Чи продовжать надавати новим заявникам

Місцевий збір за вивезення сміття у Чехії: хто його сплачує і який його розмір у різних містах?